Zeitmanagement | ajixxo.de Weblog

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Zeit sparen mit der 5D Methode

Die 5D Methode beschreibt fünf Möglichkeiten zum Umgang mit den vielen Dokumenten, Briefen und Informationen, die wir tagtäglich erhalten. Diese führen nicht selten zu einem vollen Schreibtisch. Unter den Haufen an Papier findet man nur wirklich selten die Informationen, die man gerade sucht.

Wenn man die 5D Methode anwendet, so gibt es die folgenden Möglichkeiten.

Discard it (wegwerfen)

Bearbeiten Sie ein- und ausgehende Post blockweise. Entscheiden Sie beim ersten Betrachten, ob es sich für Sie um einen relevanten Informationszugewinn handelt. Werfen Sie sonst das Dokument sofort weg bzw. setzen Sie sich ein Wegwerfdatum, an dem das Dokument vernichtet wird.

Deal with (anpacken)

Entscheiden Sie, was mit der Post passiert – sofort bearbeiten, Wiedervorlage, Ablage. Diese Entscheidung sollten Sie fällen, wenn Sie es zum ersten Mal in der Hand halten.

Determine a future action (Maßnahmen festlegen)

Soforterledigung – sie bearbeiten die Post sofort. Alles was früh im Eingang ist wird abends im Ausgang sein.

Direct or Distribute (weiterleiten oder verteilen)

Leiten Sie die Post an jemanden weiter, der mehr für die Aufgabe verantwortlich ist. Helfen Sie dabei dem Empfänger mit einer kurzen Information, wieso und warum Sie die Aufgabe weiterleiten.

Deposite it (Ablegen)

Diese Aufgaben sind nach Eisenhower Prinzip wichtig aber nicht dringend. Legen Sie die Dokumente vorgangsorientiert, z.B. in Projektordnern, ab. Bearbeiten Sie die Ablage regelmäßig.

Die richtige Zielformulierung

Sich Ziele zu setzen erfordert nicht viel Zeit. Aber man muss diese Ziele richtig formulieren, um Aussagen über die Erreichbarkeit und Erfüllung zu gewährleisten.

Aber was sind Ziele?

Ziele sind eine konkrete Beschreibung eines gewünschten Zustandes zu einem festgelegten Zeitpunkt in der Zukunft. Sie sind also auf die Zukunft gerichtete, fest formulierte Absichten mit selbst verpflichtendem Charakter.

Wozu dienen Ziele?

Ziele dienen der eigenen Motivation, sie sind Entscheidungshilfen und aus Prioritäten abgeleitet. Ziele geben der Zeit eine Bedeutung und stehen am Anfang einer jeden Planung.

Wenn man sich keine Ziele setzt, auf deren Erfüllung man hin arbeitet, so wird man auch die Wichtigkeit verkennen, seine Zeit sinnvoll für die Erreichung der Ziele zu nutzen.

Um sich Ziele zu setzen sollte man die 3M Regel anwenden. Diese stehen für

  • Machbarkeit
  • Messbarkeit
  • Motivation

Ziele sollten also machbar sein, also realistisch und unabhängig von anderen. Sie sollten auch messbar sein. Man sollte daher Ergebnisse als Zielinhalt angeben und keine Aktivitäten. Es sollten spezifische, quantifizierbare und konkrete Aussagen sein. Ziele sollten als drittes meiner Motivation dienen. Daher formuliere ich immer positiv, nicht unter- aber auch nicht überfordernd – aber anspruchsvoll.

Was ist Zeitmanagement?

Der Arbeitsalltag wird immer stressiger. Man hat immer weniger Zeit für seine Aufgaben, die immer mehr werden, immer umfangreicher. Wie soll man das als Arbeitnehmer in acht Stunden regulärer Arbeitszeit noch alles bewältigen? Mit diesen Fragen und Themen befaßt sich das Zeitmanagement.

Zeitmanagement kann daher auch als Selbstmanagement bezeichnet werden. Wie kann ich mich selber managen, um die Aufgaben möglichst alle in einer vorgegebenen Zeit abzuarbeiten. Hierzu dienen die Einteilung der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Diese Unterteilung nimmt zum Beispiel das Eisenhower Prinzip vor.

Das Eisenhower Prinzip

Wie wichtig und wie dringlich ist eine Aufgabe?

Diese Frage ist wohl eine der bedeutensten im Zeitmanagement. Für mich ist sie die Gliederung meines Tagesablaufes.

Wichtige Aufgaben sind zum Beispiel solche, die zur Erfüllung meiner langfristigen Ziele dienen. Sie sind selten eilig, können jedoch auch dringend werden, wenn ich diese zu lange aufschiebe.

Dringende Aufgaben erlangen eher meine Aufmerksamkeit. Sie lenken mich von wichtigen Aufgaben ab, die ich wie oben genannt dann verschiebe und diese wiederrum dringend werden. Dringende Aufgaben sind eher selten wichtig, was mich auf die Delegation der Aufgaben an Mitarbeiter bringt. Sie dienen nicht der Erfüllung meiner Ziele.

Wichtigkeit / Dringlichkeit Dringend Nicht dringend
Wichtig Sofort selbst erledigen (A – Priorität) Planen, möglichst selber machen und terminieren (B – Priorität)
Unwichtig Delegieren, nachrangig erledigen oder NEIN Sagen (C – Priorität) sofort verwerfen (D – Priorität)

Die oben stehende Tabelle zeigt die mögliche Einteilung von Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip und wie damit umgegangen werden sollte. Die überlegte Einteilung meiner alltäglichen Aufgaben in diese vier Prioritäten hat mir schon einige Überstunden erspart und ich möchte sie eigentlich nicht mehr missen.

Erforderlich für die Einteilung ist allerdings Zeit für die Bewertung der anstehenden Aufgaben. Diese wird aber zu 100% zurückgezahlt, in dem man unwichtige oder wichtige aber nicht dringende Aufgaben einen Moment lang vor sich herschieben oder abgeben kann.

Dies soll eine kleine Einführung gewesen sein. Zum Selbst- bzw. Zeitmanagement gehören noch einige andere Instrumente, wie NEIN Sagen, Prioritäten setzen, Ziele festlegen oder Aufgaben delegieren und noch viel mehr.