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Was ist Zeitmanagement?

Der Arbeitsalltag wird immer stressiger. Man hat immer weniger Zeit für seine Aufgaben, die immer mehr werden, immer umfangreicher. Wie soll man das als Arbeitnehmer in acht Stunden regulärer Arbeitszeit noch alles bewältigen? Mit diesen Fragen und Themen befaßt sich das Zeitmanagement.

Zeitmanagement kann daher auch als Selbstmanagement bezeichnet werden. Wie kann ich mich selber managen, um die Aufgaben möglichst alle in einer vorgegebenen Zeit abzuarbeiten. Hierzu dienen die Einteilung der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Diese Unterteilung nimmt zum Beispiel das Eisenhower Prinzip vor.

Das Eisenhower Prinzip

Wie wichtig und wie dringlich ist eine Aufgabe?

Diese Frage ist wohl eine der bedeutensten im Zeitmanagement. Für mich ist sie die Gliederung meines Tagesablaufes.

Wichtige Aufgaben sind zum Beispiel solche, die zur Erfüllung meiner langfristigen Ziele dienen. Sie sind selten eilig, können jedoch auch dringend werden, wenn ich diese zu lange aufschiebe.

Dringende Aufgaben erlangen eher meine Aufmerksamkeit. Sie lenken mich von wichtigen Aufgaben ab, die ich wie oben genannt dann verschiebe und diese wiederrum dringend werden. Dringende Aufgaben sind eher selten wichtig, was mich auf die Delegation der Aufgaben an Mitarbeiter bringt. Sie dienen nicht der Erfüllung meiner Ziele.

Wichtigkeit / Dringlichkeit Dringend Nicht dringend
Wichtig Sofort selbst erledigen
(A – Priorität)
Planen, möglichst selber machen und terminieren
(B – Priorität)
Unwichtig Delegieren, nachrangig erledigen oder NEIN Sagen
(C – Priorität)
sofort verwerfen
(D – Priorität)

Die oben stehende Tabelle zeigt die mögliche Einteilung von Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip und wie damit umgegangen werden sollte. Die überlegte Einteilung meiner alltäglichen Aufgaben in diese vier Prioritäten hat mir schon einige Überstunden erspart und ich möchte sie eigentlich nicht mehr missen.

Erforderlich für die Einteilung ist allerdings Zeit für die Bewertung der anstehenden Aufgaben. Diese wird aber zu 100% zurückgezahlt, in dem man unwichtige oder wichtige aber nicht dringende Aufgaben einen Moment lang vor sich herschieben oder abgeben kann.

Dies soll eine kleine Einführung gewesen sein. Zum Selbst- bzw. Zeitmanagement gehören noch einige andere Instrumente, wie NEIN Sagen, Prioritäten setzen, Ziele festlegen oder Aufgaben delegieren und noch viel mehr.

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